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Libera circolazione dei documenti pubblici: è in vigore il Regolamento (UE) 2016/1191

Il 16 febbraio 2019 è entrato in vigore il Regolamento (UE) 2016/1191 (anche “Regolamento”) che prevede, ai fini e nell’ambito della libera circolazione dei cittadini degli Stati Membri dell’Unione, una semplificazione dei requisiti per la presentazione di alcune categorie di documenti pubblici (e alle copie autentiche di questi ultimi) nell’Unione Europea, afferenti a determinate aree di particolare rilevanza per la vita del cittadino (stato civile; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali; diritto di voto): l’obiettivo è la semplificazione delle formalità amministrative per la circolazione di alcuni documenti pubblici rilasciati da un’autorità di uno Stato membro ai fini della presentazione in un altro Stato membro.

Per documenti pubblici, ai sensi del Regolamento, si intendono: “i) i documenti emanati da un'autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario; b) i documenti amministrativi; c) gli atti notarili; d) le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata; e) documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo”.

A norma del Regolamento, che modifica il precedente Regolamento (UE) 2012/1024, laddove un cittadino dell’Unione Europea debba presentare all’autorità di uno Stato membro dell’Unione Europea dei documenti pubblici rilasciati in un altro Stato membro dell’Unione Europea non sarà più necessario per tale cittadino conformarsi a determinate formalità tese a garantire l’autenticità del documento prodotto (per esempio, la legalizzazione e/o le apostille), introducendosi così un sistema di esenzione di tali formalità e di semplificazione delle formalità relative alle copie autenticate ed alle traduzioni, con notevole risparmio in termini di procedure burocratiche e costi da sostenere al riguardo.

Il Regolamento (UE) 2016/1191 interviene su più fronti.

Innanzitutto, nelle materie disciplinate dal medesimo Regolamento, le autorità di uno Stato membro che ricevano dal cittadino il documento pubblico emesso da altro Stato membro, non possono esigere che il documento venga sottoposto a procedure di autenticazione.

In secondo luogo, il Regolamento elimina anche l'obbligo, per i cittadini, di fornire una copia autenticata e una traduzione asseverata dei documenti pubblici che li riguardano: in linea di principio, il Paese dell’Unione in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se il documento pubblico è in una delle lingue ufficiali del paese dell’Unione o in una lingua non ufficiale accettata dal paese dell’Unione. La traduzione non può essere richiesta se l’atto pubblico è accompagnato da un “modulo standard multilingue”, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

La funzione del “modulo standard multilingue” è quella di riprodurre il contenuto dei documenti pubblici cui si riferiscono ed ai quali sono allegati e così di evitare la necessità – e quindi il relativo obbligo per il cittadino – di procedere con la traduzione del documento al fine del suo deposito presso l’autorità ricevente.

Sul punto si specifica che il Regolamento prevede che la traduzione possa essere richiesta soltanto in circostanze eccezionali e, comunque, laddove tale traduzione sia richiesta in forma certificata, le autorità del paese ricevente dovranno accettare una traduzione certificata resa in altro paese dell’UE, non potendo imporre che questa venga eseguita nel proprio paese.

Infine, il regolamento appresta tutela avverso le frodi che possano venire perpetrate stante il nuovo assetto procedurale. Nel caso in cui si nutrano dei “ragionevoli dubbi” sulla genuinità e autenticità di un documento pubblico, l'autorità ricevente potrà verificarla con l'autorità di emissione dell'altro paese dell'Unione Europea attraverso il sistema di informazione del mercato interno (IMI) – piattaforma informatica già operativa. Il ragionevole dubbio circa l’autenticità del documento pubblico o della sua copia autentica può riguardare l’autenticità della firma; la capacità nella quale ha agito il firmatario; l’identità del bollo o del timbro nonché la falsificazione o manomissione del documento.

È importante notare che il Regolamento ha per oggetto soltanto la semplificazione circa i procedimenti tesi ad attestare l'autenticità dei documenti pubblici: per quanto riguarda il riconoscimento del relativo contenuto e/o gli effetti dei documenti pubblici rilasciati in altro paese dell'Unione Europea, essi saranno regolati dalle norme nazionali e/o convenzionali di volta in volta applicabili secondo le regole del diritto internazionale privato.

Da ultimo si fa presente che l’art. 19 del Regolamento (UE) 2016/119 recita: “1. Il presente regolamento non pregiudica l'applicazione delle convenzioni internazionali di cui uno o più Stati membri sono parte al momento dell'adozione del regolamento stesso e che riguardano materie disciplinate dallo stesso. 2.In deroga al paragrafo 1, il presente regolamento, per le materie rientranti nel suo ambito di applicazione e nella misura in esso prevista, prevale sulle altre disposizioni contenute negli accordi o intese bilaterali o multilaterali conclusi dagli Stati membri nelle relazioni fra gli Stati membri che ne sono parte”.

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Giancarlo Morelli

Si occupa di diritto commerciale e societario. Ha nel corso degli anni maturato una significativa esperienza nel campo delle operazioni, domestiche ed internazionali, di M&A, di riorganizzazione e ristrutturazione societaria nonché nella negoziazione e redazione di accordi di joint venture e patti parasociali.

Sito web: www.replegal.it/it/professionisti/cerca-i-professionisti/313-giancarlo-morelli

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